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基建处档案管理规定
2016-12-05 10:46  

基建处档案管理规定

为加强我校基建工程文件档案资料的管理,根据现行国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)以及省市有关法律、法规及档案管理部门的要求,结合我校的具体情况,制定本规定。本规定适用于我校基建处负责管理的新建工程。

档案资料管理

文件档案资料管理涉及到建设单位、监理单位、施工总承包单位等部门,工程各参建方填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准及地方城建档案管理规定等为依据。

工程档案资料应随工程进度及时收集、整理,并应按专业分类,认真书写,字迹清楚,项目齐全、真实、无未了事项。表格应采用统一表格,特殊要求需增加的表格应统一归类。

工程项目各参建单位项目负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核,各单位档案员负责档案资料的收集、整理工作。

基建档案管理

基建档案是反映学校基本建设工作的真实历史纪录,是学校档案的重要组成部分,也是学校和基建处的宝贵财富。基建档案必须完整、准确、系统、规范地反映工程建设实际情况。为此,必须建立健全基建档案归档制度。

工程竣工档案主要包括:

工程前期文件:工程前期文件资料即工程前期报建手续,是建设项目开工建设的法律依据,因此,工程前期文件资料的归档必须及时、齐全、完好。

工程施工技术文件:工程施工技术文件主要是指在施工前期和施工过程中产生的记录施工实际情况的资料,因此,该资料应及时、准确、系统、规范地反映建筑工程的实际情况。

工程竣工验收文件:工程竣工资料(包括竣工文件、竣工图和工程竣工照片等)是工程竣工验收、移交的重要资料,必须做到齐全、完好、准确和规范。

各科室档案管理职责

基建处基建档案管理部门为综合科,是负责我处完成学校新建、扩建的基建档案工作。综合科主要收集整理前期文件,和其他科室送交的工程档案。经有关部门批准后取得的工程前期文件资料,其原件应在综合科负责前期手续的人员手中,待全部办完前期手续后一并完整交给档案员。综合科配备专职档案员,负责整理两套合格档案,一套报送城建档案馆,进行档案的预验收、移交、并且办理档案合格证;另一套归入基建处档案室。档案员要组织有关科室的管理人员协同工作,共同完成。

综合科建立档案借阅制度,处内人员因工作需要欲查阅或借阅有关档案时,需到综合科办理相应的查阅或借阅手续,查阅或借阅完毕后要及时归还,以利于文件的正常管理和有效利用;外单位查阅档案要携带本单位的介绍信,借阅时必须填写申请表,注明查阅目的、档案内容后并报领导批准,方可提供。其中,工程档案原件不得借走,只能提供复印件,复印后的资料要妥善保管,不得丢失或随便转借他人。如有特殊情况,需要经领导批准。

预算科负责收集整理有关项目计划、立项文件、招投标文件、合同及工程预决算资料。

工程科汇总及审核监理单位、总承包单位及各家分包方的工程竣工档案立卷归档,并指定总承包方的档案员整理两套合格的建设单位竣工档案资料,总承包方档案员要配和建设单位档案人员进行档案馆的档案报送,对于工程档案验收中提出的有关施工中问题,由总承包方的档案员负责解答。

各科室都要建立健全本科室基建档案归档制度。对于永久性存档的材料,各科室要积极配合综合科,按规定切实做好归档工作。

档案管理工作要求

全处人员都要严格遵守国家有关档案管理和保密工作的规定,认真爱护档案资料,做到不移失、不泄密。

各科室业务范围内所形成的各类文件及有关资料的立卷归档工作均应明确列入各科室岗位责任制之中,落实到人。各科室领导对本科室档案资料的完整、齐全负有责任。

基建处在召开重要的基建工作会议以及组织较大型工程竣工验收时应由项目负责人通知综合科相关人员参加,以监督指导施工单位、监理单位的基建档案工作的正常进行。

本办法自2010年3月1日起实施。